【例文あり】展示会のお礼メールはどんな文面がよい？

【タイプ別】展示会のお礼メールの例文

来場者のなかには、自社へ強く興味を示した人から、反応の薄い人までさまざまです。タイプ別に有効なお礼メールの例文を紹介します。それぞれの例文に当日の会場の様子を書き加えるなど、アレンジを加えて活用してください。

関心の高い人向けの例文

展示会での感触が良く、確度が高いと感じた来場者には、メール内で具体的な商談の提案まで踏み込むのがよいでしょう。

ただし、相手の方は他社からも似たようなメールを複数受けとることが予想されます。以下のように、当日聞いた内容を交えた独自性のある文面にすると、関心を持たれて商談につながりやすくなります。

【　】内は、相手によってカスタマイズする箇所です。できるだけ編集する箇所を減らしつつ、個別の案内を送ることがポイントです。

関心の低い人向けの例文

それほど感触が良くなかった方にも、お礼メールは送っておくべきです。当日紹介した製品について簡潔にまとめ、「何かあれば連絡をください」といった内容も併記しておきましょう。

製品紹介によって自社のことを思い出してもらい、できればホームページなどに誘導して興味を惹きつけることを意図したパターンです。

確度不問で、特典の案内をしたい場合の例文

来場者限定の特典を用意しているときは、ダウンロードや閲覧を促す文面を送ります。「限定」や「特典」といった表記には、来場者の興味を惹きつける力があるため、件名で特典があることを明確に記載しましょう。そのうえで、メール内でも早々に特典について触れます。

この特典を申込んだ方が、一定以上の関心のあるユーザーということになります。

シンプルかつ開封したくなる件名（タイトル）を付ける

本文の内容も重要ですが、メールは開封されなければ意味がありません。そのため、目を引く件名（タイトル）の設定を心がけましょう。

一例として、以下のように製品名と社名を入れつつ、お礼メールであることがわかるようにするのがおすすめです。

• 昨日の◯◯のお礼／株式会社△△　★★（名前）
• 【製品名】本日のお礼／株式会社△△　★★（名前）
• 【株式会社△△ ★★（名前）】（展示会名）のお礼

冒頭に相手の氏名を入れる方法も、開封率のアップにつながるといわれています。

逆に「至急」「重要」といった表現は避けた方がよいでしょう。これらの表現は、送信側の都合による自分本位なものであり、受け手の心証が悪くなる可能性があります。

また「先日はありがとうございました」など抽象的な件名のみで済ませることも、無機質で雑な印象を与えかねません。

展示会のお礼メールを送るメリット

ここまで具体的な送り方のポイントをおさえていただいたうえで、展示会のお礼メールを送るメリットを整理します。

自社のことを思い出してもらいやすくなる

お礼メールは、展示会や、展示会で見た自社の製品に対するリマインダーのような機能を果たします。

相手は、展示会で他社の製品の情報にも触れている状態です。短時間で多くの情報に触れている分、各社の情報が混同したり、詳細を覚えていなかったりすることは珍しくありません。

お礼メールで自社のことを思い出してもらうことで、「もっと知りたい」と興味を持ってもらえる可能性も高まるでしょう。場合によっては、「連絡しようと思っていたが、どこの企業か忘れていた」という来場者から感謝されるかもしれません。

コミュニケーションのきっかけになる

お礼メールは、相手方と自然にコミュニケーションをとる機会にもなります。

会場で名刺交換をしても、その後自発的に連絡をしてくれる来場者は多くないでしょう。だからこそ、こちらからお礼メールで連絡を入れることで、やりとりを開始するきっかけが必要です。お礼メールが商談の設定につながる可能性もあります。

すぐに商談にはつながらなくても、相手と面識ができることも大きなメリットです。その後も継続的にアプローチしていれば、何かの機会でより具体的な商談に発展することもあるでしょう。

お礼メールを送った後にとるべき3ステップ

お礼メールはあくまでも、今後の営業活動につなげるための足がかりに過ぎません。メールを送って満足するのではなく、次の流れでさらなる行動につなげましょう。

1. 相手の感触を確認
2. 個別に対応
3. 好感触の人は営業部門に回す

お礼メールに返事が返ってきたり、具体的な商談の依頼をされたりと、確度が高いと感じる案件は、早急に営業部門と連携して、アポイントの設定を行います。

返信はあってもすぐ商談につながらなさそうな人、お礼メールへの反応がない人は、対応の優先度を下げても構いません。ただし、社内のデータベースに登録し、今後も継続的に案内を送ってください。

展示会のお礼メールをスムーズに送るために準備したいこと

展示会のお礼メールは、送付が遅れるほど効果が薄れます。しかしながら、一律に同じメッセージでも効果が期待できません。対策として、事前に次のような準備をしておきましょう。

展示会のお礼メールを送る基準を決めておく

来場者の関心が高いか低いかを判断する基準は、事前に決めておきましょう。ある程度は、対応するスタッフの主観によって左右されますが、接客の感触や温度感にあわせてお礼メールを送り分けることは重要です。

確度を判断する基準としてよく使用されているのは、「BANTC条件」です。これは以下の英単語の頭文字から取られたものです。いくつの条件を満たしているかによって、受注確度を判断します。

たとえば、当日に「導入する製品を検討中で、すでに予算化されている。来年の3月までに導入したい。決定のキーパーソンは担当役員」といった情報まで聞けていれば、3条件が満たせていることになります。当然、関心が高い方向けのメールを送るべきでしょう。

「今は予算化を目指している段階。その後は検討したい」と考えている来場者も、タイミングが来れば一気に優先度が高くなる可能性があります。お礼メールで、コミュニケーションのきっかけを作っておきます。

あらかじめメール送信前後のシナリオを考えておく

展示会で名刺交換をしてからお礼メールを送付し、その後のアクションにつなげるまでのシナリオを考えておくとよいでしょう。以下のように、いつ・誰が・何をするといった内容を決めておくだけで、素早く、ミスなく対応できます。

• 展示会での対応後：来場者の関心度チェック、メール文面のカスタマイズ
• 展示会当日～翌日：お礼メール送信
• 展示会終了後：返信が来た人へ営業担当が連絡
• 展示会から2週間後：製品活用事例の送付

来場者の関心に適したメールのひな形を用意しておき、当日の様子を追記すれば送れるようにしておくと、その後の工程もよりスピーディーに進められるでしょう。